Datenschutzerklärung
Stand: 30. September 2026 · Geltungsbereich: Website sam360.de / smsys.de, das Kontakt- und Angebotsformular, die Anmeldung und die Nutzung der Software SAM360.
1. Verantwortlicher
Dr. Peter Szepan, SmSyS Consulting (Einzelunternehmen)
Kittenkamp 8a, 49477 Ibbenbüren
E-Mail: info@sam360.de (siehe auch Impressum)
Datenschutzfragen: provider@sam360.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da dazu keine gesetzliche Pflicht besteht.
2. Welche Daten wir verarbeiten und wozu
| Vorgang | Daten | Zweck / Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Aufruf der Website und der Software | Technisch notwendig: IP-Adresse und angefragte Adresse während der Verbindung. Der Webserver führt kein dauerhaftes Zugriffsprotokoll. Fehlermeldungen des Servers können die IP-Adresse enthalten (Systemprotokoll). | Betrieb und Sicherheit – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: stabiler, sicherer Betrieb und Abwehr von Angriffen) | Systemprotokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht |
| Reichweitenmessung auf den Ratgeberseiten (sam360.de/ratgeber) | Aufgerufene Seite, Herkunftsquelle (nur die Domain der verweisenden Seite), Zeitpunkt, Verweildauer und eine zufällige Kennung, die bei jedem Seitenaufruf neu erzeugt wird. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Kennung im Browser gespeichert; die Anwendung speichert keine IP-Adresse und führt die Daten nicht mit Personen zusammen. | Auswertung, welche Beiträge gelesen werden – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Messung läuft auf unserem eigenen Server bei Hetzner (Adresse post.sam360.de). | Nur in dieser nicht personenbezogenen Form gespeichert |
| Fehlgeschlagene Anmeldungen | E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitpunkt, Grund | Schutz vor Passwort-Raten und Missbrauch – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 30 Tage, danach automatisch gelöscht |
| Kontakt- und Angebotsformular | Name, Firma, E-Mail, Telefon (freiwillig), Ihre Nachricht, optionale Datei | Bearbeitung Ihrer Anfrage – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse: Beantwortung von Anfragen) | Bis zum Abschluss der Anfrage; danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (Handelsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre; § 257 HGB, § 147 AO) |
| KI-Chat auf der Website (falls genutzt) | Ihre Eingaben im Chat | Beantwortung von Fragen – Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse: schnelle Auskunft zu unserem Angebot). Die Eingaben werden zur Erzeugung der Antwort an unseren KI-Dienstleister übermittelt; bitte keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingeben. Antworten sind als KI-erzeugt gekennzeichnet. | Nicht dauerhaft gespeichert |
| Anmeldung und Nutzung der Software (Kunden) | Name, geschäftliche E-Mail, Rolle, Anmeldezeitpunkte, Nutzungs- und Änderungsprotokoll; Passwort nur als Prüfwert (Hash); Passkey (nur öffentlicher Schlüssel) und/oder Authenticator-Geheimnis (verschlüsselt) als zweite Sicherheit | Bereitstellung der Software – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Ihrem Unternehmen), Sicherheit der Anmeldung lit. f (berechtigtes Interesse: Schutz der Konten vor Missbrauch). Für die Inhalte, die Ihr Unternehmen in SAM360 verarbeitet, sind wir Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 7). | Bis zum Vertragsende; Anmeldeprotokoll 30 Tage; Audit-Protokoll für die Vertragslaufzeit; danach Löschung nach den Regeln des Vertrags (Wechsel, Export und Löschung) |
| Passwort zurücksetzen | E-Mail-Adresse, einmaliger Link (nur als Prüfwert gespeichert) | Zugangsverwaltung – Art. 6 Abs. 1 lit. b | Link gilt 30 Minuten, danach gelöscht |
| E-Mail-Versand (Systemmails, Antworten) | Empfängeradresse, Betreff, Inhalt | Vertragsabwicklung, Sicherheitsmeldungen – Art. 6 Abs. 1 lit. b/f (berechtigtes Interesse: sicherer Betrieb) | Bis zur Erledigung; Handelsbriefe und Buchungsbelege nach den gesetzlichen Fristen (6 bzw. 8 Jahre) |
3. Cookies, lokaler Speicher und Tracking
Die Website nutzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und bindet keine Schriften, Karten oder Skripte von Fremdanbietern ein. Die Software speichert technisch notwendige Einstellungen und die Sitzung im Speicher Ihres Browsers (Sitzungsschlüssel, Anzeigeeinstellungen, Hinweis „Passkey auf diesem Gerät genutzt“). Diese Angaben verlassen Ihren Browser nicht und werden nur zur Bedienung benötigt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Startseite speichert im Browser nur die von Ihnen gewählte Sprache und Anzeigegröße sowie, wenn Sie die Live-Demo starten, eine Demo-Sitzung; auch das ist für den von Ihnen gewünschten Dienst erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Ratgeberseiten enthalten eine Reichweitenmessung, die nichts im Browser speichert (siehe Tabelle oben).
4. Empfänger und Dienstleister
- Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Serverhosting der Software und der Website.
- ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Deutschland) – E-Mail-Postfächer und Domain.
- Cloudflare – nur Auflösung der Domain (DNS), Ihre Seitenaufrufe laufen nicht über Cloudflare.
- KI-Dienstleister (Anbieter von Sprachmodellen, teils außerhalb der EU) – KI-Funktionen (Chat, Auswertungshilfen). Vor der Übermittlung werden Namen und Personenkennungen pseudonymisiert. Welche Anbieter im Einzelfall eingesetzt werden, nennen wir Ihnen auf Anfrage an provider@sam360.de; Unsere KI wird für Ihr Unternehmen erst genutzt, nachdem ein Administrator dies ausdrücklich freigegeben hat; die Freigabe wird mit Name, Datum und Uhrzeit protokolliert und kann jederzeit widerrufen werden. Wir empfehlen ausdrücklich, in der Anwendung einen eigenen KI-Zugang zu hinterlegen (Administration, Online-Konnektoren): Damit behalten Sie die volle Transparenz und Kontrolle über Ihre Daten.
- Brave Search – Websuche nach Produktinformationen (übermittelt werden nur Produkt- und Herstellernamen, keine Personendaten).
Mit den Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Drittlandübermittlung: Für die KI-Funktionen nutzen wir KI-Dienstleister, die Daten teilweise außerhalb der EU (u. a. USA) verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt nur pseudonymisiert und auf Grundlage der jeweils einschlägigen Garantien nach Kapitel V DSGVO. Die Websuche (Brave Search) erhält nur Produkt- und Herstellernamen, keine personenbezogenen Daten. Cloudflare (USA) löst nur die Domainnamen auf; Ihre Seitenaufrufe laufen nicht über Cloudflare. Hetzner und ALL-INKL verarbeiten Ihre Daten in Deutschland. Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie auf Anfrage an provider@sam360.de.
5. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Die Angabe Ihrer Daten im Kontakt- und Angebotsformular ist freiwillig; ohne Name und E-Mail-Adresse können wir Ihre Anfrage jedoch nicht beantworten. Für die Nutzung der Software sind Name, E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich (Vertragserfüllung). Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-Funktionen erzeugen Textvorschläge und Auswertungen; Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen treffen sie nicht.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie uns dazu an info@sam360.de. Zusätzlich haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Werden Ihre Daten zur Direktwerbung verarbeitet, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Schreiben Sie dazu an provider@sam360.de.
7. Für Kunden: Auftragsverarbeitung
Verarbeitet Ihr Unternehmen mit SAM360 personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter (z. B. Gerätezuordnungen, Nutzernamen), handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Den Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragnehmer erhalten Sie mit dem Angebot. Auskunfts- und Löschanfragen Ihrer Mitarbeiter können Sie in SAM360 selbst bearbeiten (Modul DSGVO → Betroffenenanfrage).
Wurde Ihr Zugang von Ihrem Arbeitgeber angelegt (unserem Kunden), erhalten wir Ihre Daten von ihm (Art. 14 DSGVO): Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Zuordnungen. Für die Inhalte, die Ihr Unternehmen verwaltet, ist dieses verantwortlich; Auskunfts- und Löschwünsche richten Sie zunächst an Ihren Arbeitgeber. Für Sicherheit und Missbrauchsabwehr der Anmeldung (Anmeldeprotokolle, Sperre) sind wir selbst verantwortlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Liest auf Ihrem Gerät der Scan-Agent Daten aus, informiert Sie Ihr Arbeitgeber darüber.
8. Sicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Jeder Zugang ist zusätzlich durch einen Passkey (Fingerabdruck/Gesicht) oder eine Authenticator-App abgesichert; Passwörter werden nur als Prüfwert gespeichert. Sicherungen werden verschlüsselt an einem zweiten Standort in Deutschland abgelegt.
9. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen oder rechtliche Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.